2012年3月4日 星期日

用e-mail溝通的一些準則

e-mail是歷史攸久,而且現代人也常用的溝通方式之一,尤其是在職場上。


e-mail的便利背後,也有著許多缺點。正確的使用e-mail可以提高彼此的工作效率,以及順暢的溝通管理;


反之如果錯誤的使用,反而會對彼此造成困擾,降低工作效率,甚至影響工作的心情。


我老闆就是誤用e-mail的人,時常造成我的困擾。因此我列舉出來一些準則跟大家共勉之:


 


(1)不要射後不理
不要以為信寄出去就等於有通知了,並不是每個人有事沒事都會去收一下信。
尤其是需要專注投入的工作,往往一投入就是2、3個小時,等到回過神來想休息一下時,才會去收信。
如果有什麼需要緊急處理的事,早就過了時效了。


Tip:視事情的緊急度而定。緊急的事就不要用e-mail了,直接告知比較快!




(2)標題就是重點
大家都很忙,沒空把信從頭到尾看完。這時候標題就很重要,標題寫得好,我不需要點進去,
光看標題就大概知道這封信是要幹嘛的了。
千萬不要直接把信件forward就算了!尤其是不要整封完全不動就轉寄過來,你至少也在最上面加一些訊息吧!
大家不是鍵盤柯南,不需要花時間從別人落落長的信件中,找到你真正的意圖。


Tip:不要直接轉寄信件而已,把標題改成你的目標,並在最上面寫一些簡述。




(3)把話說清楚
老闆常常寄來一封信,只寫著:FYI 三個字母 (註:FYI是for your information,供你參考的意思)
FYI? 整封信落落長,只寫著FYI,是要我看哪裡,參考哪裡?


Tip:不要用FYI、FYR之類的用語,這等於把整包垃圾丟給別人,要別人自己挑出他想要的東西。直接把你想說的話寫出來!




(4)寫不清楚的就用講的
文字是很容易產生誤會的工具,有時候你寫出來的字句,跟你想表達的意思並不一樣,而我看字句理解出來的意思,
可能又不一樣。
真的很難用文字表達的,就約個時間,當面討論一下,彼此可以藉由討論,反覆驗證你是不是這個意思?
你想要做什麼? 你要的是不是這個?


Tip:寫不清楚的就用講的,講不清楚就用討論的(推薦邊畫圖邊講,可以對整件事的流程清楚理解)




(5)不要亂廣播
不要隨便轉寄給所有人,然後又不講清楚這封信主要是給誰看的、想要幹什麼。
我常常會收到老闆轉寄信給所有團隊的成員,或者是老闆回覆的信件。
但標題沒改,內容也沒改,誰知道這封信是要幹嘛的?
到底是誰要去看?不看又怕會lose掉訊息,於是又得花時間從頭看起,結果看完才發現…根本不關我的事!!!
還我時間來!!!


Tip:事先想好這封信要給誰看,只轉寄給真正需要讀這封信的人。絕對不要偷懶用Forward All和Replay All!!!




(6)保持乾淨
老闆時常轉寄一些莫名其妙的信件,什麼也沒寫,或只寫個FYI。整個信件已經被Fw很多次,一大堆訊息和附加檔,我哪知道要從何看起?
那些額外的內容和附加檔,對我而言只是垃圾。要在垃圾中找出你真正想表達的事,很是費時間的。


Tip:寄信之前務必把一些不相干的內容或附加檔刪掉,只留你真正想達表的內容。




(7)這裡是台灣
許多人會賣弄英文程度,或為了貪圖方便,信件都用英文寫。
偏偏又寫得語焉不詳,文法亂七八糟,一整句一堆of of of,看都看不懂。
這裡是台灣!是使用中文的國家!英文並不是我們的母語!
不是人人都是英文高手,台灣人看中文的理解力與速度一定是比較好的。


Tip:除非公司有特別規定,或者信件中有外國人。否則就用你小講到大的中文來寫!


 


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