上班的時候，最浪費時間的事情，莫過於『開會』。
有人東摸西摸、逛逛FB、逛逛拍賣網站、MSN聊聊天，這些小惡卻也無傷大雅，因為浪費掉的只是他自己個人的時間；
而『開會』這個大怪物，卻會瘋狂吃掉所有參與者的時間！
若在場有10個人，在會議上浪費了6分鐘，就等於白白浪費了60分鐘！
這60分鐘的機會成本，自然也由公司吸收，所以事情做不完，老闆往下尋找苦主，最後還是落在員工們身上，得花更多時間，來把原本該做的事做完。
這還只是簡化的加法情況，實際上應該是乘法情況，大家合作在做一件事，一個人delay了，其他人也會受到影響。那麼開會浪費時間的衝擊就更大了！
以我們這個團隊的開會情況為例，就是最浪費時間的一種。
原本每週都會排一個90分鐘的會議，報告個人的進度以及下週要做的事情。
但自從工作以來，沒有一次是準時結束。應該在中午12點前開完的會，每每都要拖到中午12點半甚至下午1點才結束，然後害得大家沒時間買飯吃，只能去便利商店隨便買買，午睡時間當然也沒了。
問題出在哪？
(1)漫無目的的討論
會議的目的非常重要，是什麼目的，就該討論什麼事。偏偏主管就是搞不懂，明明是進度報告的會議，卻都會變成各自的討論會議，會議目的整個錯了！
進度會議，就是每個人報告這週做了什麼、有什麼需要特別提出來講的、下週預計要做什麼、預計完成時間。這樣就夠了！
但主管每次總是聽別人講到一半，就打斷插話，開始問東問西。想當然爾，大家準備的是『進度』，自然被問到的時候，較無法順利回答，於是就變成『討論』會議了，在場的所有人就得被迫坐著聽他們兩個人在討論自己完全不知道的事情。
等到討論完，也過了半小時了。時間就這樣浪費掉了，所有人被迫聽著聽不懂的討論，也無法做自己的事。這時唯一能做的，只有放空。
(2)開會前的準備
開會前每個人都應該要準備，無論是主管還是下屬。但主管通常都什麼也沒準備就去開會了，一些資料也沒先看過，就直接在開會時提問。有些內容明明寫在寄出去的文件，他就是不看，然後要重問一次，讓每個人要重講一遍。
(3)會議時間的掌握
一個正常的會議，主導者應該隨時掌握著時間，包括每個人要講多久。但我主管卻完全沒在管時間，會議開始就一直講，等到每個人講完，已經超過時間了。
除了會議中的時間，會議前的時間也需要管理的！包括訂會議時間、借會議室、寄出會議通知，這些事情應該要在開會前至少3小時之前告知，大家才有足夠的時間準備。但主管通常都是會開始15分鐘才通知要開會，有時甚至連會議通知都沒有。
往往都是上完廁所回來，看到周圍座位都空了，然後去每間會議室看看，才知道：喔！開會了。
(4)會議通知
這跟會議的目的一樣，會議前都應該寄出會議通知，告知是哪些人需要參加？會議的目的是什麼？需要準備什麼？會議時間是幾點到幾點？會議室在哪？
但我主管，只有寫參與人員，至於這個會的目的是什麼？要準備什麼？一概不知。
(5)會議紀錄
每次開會都應該有會議紀錄，事後才可以知道這次會議討論了什麼、你做了哪些事、你接下來要做哪些事，凡事有個依據。就算沒有會議紀錄，也應該開放一個空間，把會議的投影片放上去。
我們是有空間上傳投影片，但主管看都不看，還是要過來問上次開會怎樣怎樣，打斷大家的工作，會議紀錄形同虛設。
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